Kenniscentrum

DigiReceptie geeft uw bezoeker meteen een professionele indruk door een keurige mail in uw huisstijl te versturen. In deze mail de afspraak-informatie, een routebeschrijving, parkeerinstructies, de wifi code, een PDF met Covid gezondheids- en bezoekersvoorwaarden en natuurlijk een QR-code om snel en simpel contactloos aan te melden bij binnenkomst. ‘Er is maar één kans voor de eerste indruk’. Gegarandeerd een whauw factor!

Triage is Frans voor sorteren, in deze bedoelt als het beoordelen van bevolking of er zorg nodig is. Vanwege de Coronapandemie is het van belang om bij iedereen die een ruimte wil betreden, te controleren of er mogelijk sprake is van een COVID-19 besmetting. Door de RIVM opgestelde vragen, dient te worden vastgesteld of een bezoeker is besmet en daarmee een gevaar is voor zijn medemens. Het stellen van de triage vragen en het registreren is uiterst belangrijk in de strijd tegen het Coronavirus, helpt enorm bij een contactonderzoek en voor het openstellen/-houden van jullie locatie. DigiReceptie zorgt dat de triage vragen  en de bezoekersregistratie op een eenvoudige, veilige en digitale manier wordt georganiseerd. Hierdoor hoeft U geen kostbaar personeel te missen voor het interviewen en registreren van de bezoekers. Uw medewerkers en bezoekers kunnen zo eenvoudig aan de 1,5 meter afstand maatregel en richtlijnen voldoen en u voorkomt onnodige contactmomenten.

Bezoekers, cursisten, chauffeurs, leveranciers en medewerkers kunnen zich met een QR-code contactloos aan- en afmelden. Uw medewerkers en bezoekers kunnen zo eenvoudig aan de 1,5 meter afstand maatregel en richtlijnen voldoen.

In de uitnodigingsmail die DigiReceptie verstuurt kunt u vooraf bezoek al informeren over de Corona gedragsregels binnen uw organisatie en er kan een PDF bestand worden toegevoegd, zoals de richtlijnen van het RIVM.

Zo verlaagt of voorkomt u onnodige contactmomenten en daarmee de kans op besmetting aanzienlijk. Bij een contactonderzoek is DigiReceptie tevens een zeer waardevolle bron van data.

Vanaf 25 mei 2018 geldt er één centrale privacywet voor de verwerking van persoonsgegevens in de EU. Deze nieuwe privacywetgeving, ook wel bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR), geldt voor alle lidstaten van de EU en zorgt daardoor voor een uniform beleid op het gebied van gegevensbescherming. De nieuwe regelgeving heeft grote impact op alle Europese organisaties, dus ook die van jou. Het doel van deze wet is om de privacy van burgers te waarborgen en ze te beschermen tegen ongewenste en onrechtmatige inbreuk hierop. Bij overtreding krijg je een boete die kan oplopen tot 4% van je bedrijfsomzet, met een maximum van 20 miljoen euro! Het is dus een zeer serieuze zaak. Met DigiReceptie heeft u een sluitende bezoekersregistratie volgens AVG/GDPR en Arbowet wetgeving en voldoet uit voor HACCP, ISO 9001 en ISO 22000 certificering.

Lees meer over uw verplichtingen / Lees hier over boetes en sancties / artikel boete ticketmaster op NU.nl

Met 1 druk op de knop is in het DigiReceptie Portaal en op de Smartphone App een lijst beschikbaar van alle aanmeldingen. Dit is van zowel bezoekers als medewerkers. Een handige functie is daarbij het ‘veilig swippen/afvinken’ van wie er veilig is. Er kan ook een groepsbericht worden verstuurd naar alle BHV’ers, medewerkers en bezoekers. Zeer effectief bij een calamiteit of ontruiming. Niet alleen prettig voor de bezoeker, maar als ondernemer voldoe je meteen aan de ARBO, ISO, AVG, GDPR privacy regels.

DigiReceptie stuurt de afspraakeigenaar direct een mail, push of sms bericht wanneer zijn bezoek zich heeft aangemeld.

Ook is het mogelijk met VideoReceptie is het mogelijk om via een 2-weg videoverbinding bezoekers en/of klanten professioneel te woord te staan. De receptiemedewerker kan op afstand de oproepen beantwoorden. Zo voorkomt u onnodig lichamelijk contact en waarborgt u de veiligheid van uw bezoekers en medewerkers.

Naast hospitality verhogen kan DigiReceptie ook veel kosten besparen. Soms is er te weinig bezoek om de receptiepersoneel rendabel te maken. Met DigiReceptie kunt u gemakkelijk veel kosten besparen.

Met de DigiReceptie Smartphone App voor medewerkers is het mogelijk om:

• Bezoek vooraanmelden
• Bezoekerslijsten inzien
• Medewerkers QR-code voor BHV en tijdsregistratie
• Genodigde en cursus overzicht
• Calamiteiten lijst van bezoekers en medewerkers
• Groepsbericht naar BHV’s bij noodgeval
• Aan- en afmelden van bezoek en cursisten
  * binnenkort: automatisch aan- en afmelden op basis van GPS locatie

Steeds meer organisaties worden bewust dat professioneel uitnodigen van bezoek met duidelijk Covid informatie vooraf, een RIVM gezondheidscheck op locatie en een nauwkeurige lijst van alle contactmomenten een essentieel onderdeel is én blijft van het ‘standaard’ bedrijfsproces.

Wij helpen bij de implementatie van DigiReceptie, zetten het account op, integreren uw huisstijl, maken locaties aan en zetten de instellingen samen naar wens. Jullie hoeven alleen de medewerkers toe te voegen (kan ook via API), hun toegangsrechten in te stellen en de voorbeeldteksten in de mails die DigiReceptie verstuurd naar wens te aanpassen.

Op locatie is een UTP internet aansluiting en een stroom aansluiting nodig bij elke Tablet, Kiosk of randapparatuur zoals badge printer en ID-scanner. Tablet’s en randapparatuur sturen we veelal – klaar voor gebruik – op, internet en stroom inpluggen en klaar. Via een Webmeeting krijgen de beheerders/gebruikers een training en zetten we gelijk de laatste puntjes goed.

Installatie en training op locatie is ook mogelijk. Het DigiReceptie demo account kan gemakkelijk worden omgezet naar een licentie versie via de online shop en daarmee direct inzetbaar.

DigiReceptie gebruikt Servers in Nederland, versleutelde verbindingen en versleutelen gegevens waardoor deze bij een hack onleesbaar zijn. Ook heeft de gehele applicatie een PEN test zeer positief ondergaan. De processen verlopen via de hoogste actuele ISO en AVG/GDPR standaarden.

Naast onze software levert DigiReceptie ook de benodigde hardware. Voor het aanmelden van de bezoekers zijn er 2 maten iPad’s met balie of vloerstandaard of een Kiosk met 24 inch scherm en ingebouwde apparatuur.

Ook kunnen we voorzien in badgeprinters en benodigd verbruiksmateriaal, ID scanners, deur/slagboom switch en verloop- en aansluitkabels. Alle materialen worden kant en klaar geleverd. De hardware shop is bereikbaar via het DigiReceptie WebPortaal.

Hardware is optioneel en kunt u ook zelf in voorzien. DigiReceptie werkt ook met elke Windows of Linux computer met Chrome Webbrowser en scherm in portret stand.

Het entree is het ontvangst van je bedrijf, de eerst indruk van de bezoeker. Vaak wordt er veel geld besteed aan een balie, aankleding (kunst), planten, interieur etc.

Voor de keuze voor een tabel of kiosk kun je het volgende overwegen:

• welke indruk wil je de bezoeker geven?
• moet het direct opvallen waar men zich moet aanmelden?
• hoe leesbaar/groot moet het scherm zijn?
• wil je een printer of ID-scanner netjes wegwerken?
• is er kans op diefstal? De kiosk weegt 80kg
• wat wil je er aan uitgeven? (wat heeft het logo op de gevel gekost?)

Alles voor een glimlach is ook ons motto. Onze mensen staan voor een fijne samenwerking met vertrouwen en respect. We denken vanuit leiderschap, zijn oplossingsgericht en laten menselijke waarde, connectie en plezier centraal staan. We helpen, adviseren en nemen graag de tijd voor je.

We zijn op werkdagen bereikbaar tussen 08.00 en 18.00 uur, via support@DigiReceptie.nl, de ‘Support knop’ in Portaal of telefonisch via 033- 2007760. Optioneel is er een 24/7 SLA verkrijgbaar.

Medewerkers/BHV’ers kunnen zich snel aan- en afmelden met QR-code of door het intoetsen van de naam. Zo is er altijd een overzicht van hoeveel BHV’ers aanwezig zijn en iof er aan de wetgeving wordt voldaan. Optioneel kan DigiReceptie worden gekoppeld aan een toegangs controlesysteem. Lees hier meer over DigiReceptie koppelen. 

* binnenkort: automatisch aan- en afmelden op basis van GPS locatie

De korte versie is: je mag geen persoonsgegevens delen zonder toestemming. Registratie in de vorm van een complete lijst op de balie is daarom niet meer toegestaan vanaf 25 mei 2018, ingangsdatum van nieuwe AVG wetgeving. Daarnaast wil je als bedrijf ook niet dat bezoekersinformatie, wie uw pand bezoekt, vrij inzichtelijk is.

Wat ons betreft is er niks te vrezen want DigiReceptie neemt alleen saaie routine klusjes over. De Fax werd E-mail en zo wordt papieren bezoekersregistratie nu digitaal, een tablet of Kiosk. Met een vriendelijke lach de bezoeker welkom heten, zijn of haar jas aannemen, iets te drinken of lezen aanbieden en bij vertrek een paraplu of flesje water aanbieden blijft ‘gewoon’ mensen werk.

Door digitale registratie van bezoekers weet u altijd wie er in uw pand is. Door het laten lezen en accorderen van uw hygiëne- en veiligheidsregels brengt u uw bezoekers op de hoogte van de risico’s en uw voorwaarden.

Met DigiReceptie beheerd u eenvoudig al uw bezoekersstromen per bezoekerstype. Door een nauwkeurig toegangscontrole en bezoekers registratie beschermt u uw eigendommen en die van uw medewerkers. Met DigiReceptie heeft u een sluitende bezoekersregistratie volgens de Arbowet, HACCP, ISO 9001 en ISO 22000.

Door digitale registratie van bezoekers weet u altijd wie er in uw pand is. Door het laten lezen en accorderen van uw hygiëne- en veiligheidsregels brengt u uw bezoekers op de hoogte van de risico’s en uw voorwaarden.

Met DigiReceptie beheerd u eenvoudig al uw bezoekersstromen per bezoekerstype. Door een nauwkeurig toegangscontrole en bezoekers registratie beschermt u uw eigendommen en die van uw medewerkers. Met DigiReceptie heeft u een sluitende bezoekersregistratie volgens de Arbowet, HACCP, ISO 9001 en ISO 22000.

Laat software voor u werken en bespaar tijd en geld. DigiReceptie kan gemakkelijk met uw bedrijfssoftware communiceren waardoor data volledig synchroon is en processen volledig kunnen worden geautomatiseerd.

Via de DigiReceptie API kunnen medewerkers worden gesynchroniseerd, afspraken geïmporteerd uit elk type agenda/server, data export van en naar elk CRM/database, documenten worden overgezet, deuren en slagbomen openen met de Switch, gemakkelijk inloggen met een Single sign-on server, bestaande toegangscontrole en kentekenherkenning integreren.

Zo is het ook mogelijk om de toegang tot uw terrein en panden volledig te automatiseren. We hebben meer dan 100 verschillende koppelingen gerealiseerd. DigiReceptie is totaal flexibel in maatwerk door eigen softwareontwikkeling.

Optioneel kan Apple Wallet worden toegevoegd aan de uitnodigsmail naar de bezoeker. Zodra de bezoeker in de buurt van uw pand komt zal de Wallet automatisch de Uitnodiging van DigiReceptie laten zien. Met de QR-code kan men contactloos aanmelden.

Als je een iPad via DigiReceptie hebt besteld kun je deze stap overslaan, hebben wij al voor je gedaan! klik anders op…

De maximale bewaartijd is 180 dagen, oftewel 6 maanden. Je kunt deze zelf aanpassen in het Portaal bij de Tab: Instellingen > Algemene instellingen > Bewaartijd

De DigiReceptie module Cursusregistratie vervangt alle standaard administratietaken rondom het uitnodigen, ontvangen en afmelden van cursisten en het versturen van (PE-) certificaten. Uiteraard gekoppeld aan uw database.

DigiReceptie werkt samen met de hackers van Onvio information security, welke zijn gecertificeerd volgens de hoogste standaarden in dit vakgebied. Ze werken o.a. voor Gemeente Amsterdam, Rabobank, Ministerie van Onderwijs, de Consumentenbond en ook voor DigiReceptie. We werken graag samen met Onvio omdat zij uitblinken in ervaren professionele gescreende en gecertificeerde ethische hackers, zeer heldere communicatie en fijne begeleiding van start tot eind van elke PEN test.

Single Sign-On (SSO) – betekend ‘eenmalig inloggen’. De medewerker meldt zich eenmalig in het bedrijfsnetwerk waarna authenticatie tot andere bedrijfsapplicaties automatisch verloopt. De grootste voordelen zijn dat het veel eenvoudiger is voor de gebruikers, die hoeft geen wachtwoorden meer te onthouden en kan supersnel inloggen. Het verhoogt de beveiliging van het netwerk en er zijn minder ‘wachtwoord reset’ aanvragen waardoor servicedesk kosten omlaag gaan.
DigiReceptie kan optioneel eenvoudig worden opgenomen in elke SSO omgeving.

DigiReceptie werkt met een Apple iPad 10,2 of iPad Pro 12,9 vanaf IOS versie 13. Samsung wordt alleen in maatwerk ondersteund. We adviseren apparatuur altijd bekabelt aan te sluiten, bijvoorbeeld via een UTP internet verloop. Deze is verkrijgbaar in de DigiReceptie shop.

Heb je een Pasprinter met voorbedrukte badges besteld? Kijk dan hier voor de ontwerp-instructie

De iPad kun je 24/7 aan laten staan door het intelligente laad beheer, het laden stopt als er genoeg is opgeladen. De scherm-intensiteit (helderheid) kun je instellen in het Portaal. Zo kun je na sluitingstijd het scherm donker maken.

Qua Internetverbinding adviseren we de apparatuur bekabeld aan te sluiten. Dit is nu extra werk, maar het verhoogd de stabiliteit aanzienlijk.

Met de DigiReceptie Switch kan elk type schakeling worden gemaakt waardoor het mogelijk is om een deur, poort of slagboom automatisch te openen als de bezoeker zich aanmeldt. De Switch kan op elk punt in het proces worden ingezet, zoals buiten voor het openen van een slagboom, aanmelden buiten het gebouw waarna de voordeur wordt geopend of binnen bij een toegangssluis.

Hoe werkt een QR code? Een QR-code is een type tweedimensionale streepjescode die in 1994 is ontwikkeld door de Japanner Denso Wave. QR staat voor Quick Response, ‘snel antwoord’ en was oorspronkelijk bedoeld voor het makkelijk identificeren van auto-onderdelen. Door de slimme werking werd het al snel toegepast voor informatie linkjes in tijdschriften, bushaltes en posters. Een URL (website adres) wordt gecodeerd tot een QR-code, die wordt afgedrukt op een sticker of poster. Als de QR-code wordt gescand dan zet de smartphone deze weer om in een URL die door de webbrowser wordt getoond. Bonus weetjes: de QR-code heeft een ingebouwde foutcorrectie waardoor een beschadigde code toch nog foutloos gelezen kan worden. Het maximaal aantal tekens dat verwerkt kan worden is 7089. Meer tekens is een complexere QR-code die moeilijker leesbaar is. DigiReceptie gebruikt slechts 45 tekens waardoor de QR-code supersnel herkent wordt.

DigiReceptie is Cloud software, dit betekend dat alle gebruikers exact dezelfde software gebruiken. Problemen signaleren we daarom zeer snel en lossen we uiteraard direct op. Als het geen algemene storing is kun je de onderstaande stappen doornemen klik hier