Intergamma
Intergamma is de organisatie achter de doe-het-zelf-formules GAMMA en KARWEI. Met bijna 400 bouwmarkten in Nederland en België zijn ze al jaren de onbetwiste nummer één op de doe-het-zelfmarkt. In Europa horen ze tot de 15 grootsten.
Situatie
Intergamma is een drukke onderneming met één receptioniste. Een echte duizendpoot, want naast het vele malen per dag bedienen van de slagboom, het beantwoorden van telefoontjes, ontvangen van bezoeker, instructies geven over het papieren bezoekersregistratie formulier, controleert of alles netjes is ingevuld, uitdelen van een bezoekers/toegangspas, bellen van de medewerker als het bezoek er is, beheert ze ook de wachtruimte.
Hoogste prioriteit
Met meer dan 1000 bezoekers, cursisten en toeleveranciers per maand was de hoogste prioriteit van Intergamma een veilig, eenvoudig en gebruiksvriendelijk bezoekers-registratiesysteem die de klantreis intensiveert en saaie receptie taken overneemt. Uiteraard conform de AVG/GDPR/ARBO/ISO regelgeving.
Wensen
De basis wens was het stroomlijnen en automatiseren van het aanmeld- en toegangsproces voor alle type bezoekers. De klantreis staat bij Intergamma centraal, daarom moest de standaard agenda uitnodiging worden vervangen door een uitnodigende uitnodigings mail. De bezoeker moet zelf de slagboom van de parkeerplaats kunnen openen en razendsnel contactloos kunnen aan- en afmelden. Per bezoekerstype zijn er verschillende voorwaarden waarvoor getekend moet worden en specifieke route informatie moet worden getoond. Ook een waterdicht alarm systeem voor noodevacuatie, waarbij met 1 druk op de knop een actuele bezoekerslijst kan worden getoond, BHV’ers alarmeren bij calamiteiten en synchroniseren met de huidige bedrijfssoftware was noodzakelijk.
Omdat Intergamma zich wil beperken tot haar eigen activiteiten en kwaliteiten was volledige installatie en support noodzakelijk. Financieel is gekeken naar het serviceniveau, betrouwbaarheid, innovatieplan en de beste prijs/kwaliteitverhouding.
Oplossing
De medewerkers van Intergamma nodigen zelf hun bezoek uit in het DigiReceptie WebPortaal. Hiermee wordt de receptie totaal ontzien van uitgaande afspraken. De bezoeker krijgt nu een uitnodigende uitnodigings mail in huisstijl van Intergamma met de afspraak informatie, route beschrijving, parkeerinstructies, wifi login en een QR-code. Met de QR-code kan de bezoeker de slagboom van de parkeerplaats zelf openen wat wederom de receptie ontlast van een saaie taak. Bij binnenkomst scant de bezoeker de QR-code bij de DigiReceptie Tablet die compleet in huisstijl van Intergamma is, ziet men de bezoekersvoorwaarden-video en kan een handtekening worden gezet voor akkoord. Alle bezoekers gegevens worden zo altijd compleet opgeslagen, zonder nacontrole. Per bezoekerstype kan specifieke informatie worden getoond, zoals een routebeschrijving.
Vloeiend proces
De afspraakeigennaar krijgt automatisch een mail en push notificatie als zijn bezoek is aangemeld. Hierdoor wordt de receptie wederom ontzien van bellen naar medewerkers en kan er 100% aandacht aan de klant worden gegeven. De DigiReceptie wachtruimte functie merkt op als bezoek te lang wacht en alarmeert waardoor lang wachten tot de verleden tijd behoord. De bezoeker kan zijn QR-code ook gebruiken om de interne toegangssluis te openen waardoor de receptie geen bezoekerspas meer hoeft uit te reiken.
Resultaat
Het resultaat van de samenwerking is een uitgedacht vloeiend proces waarbij gegevensprivacy van bezoekers en medewerkers op een veilige en legale manier is gewaarborgd, bezoekers uitnodigen en registreren, professioneel, eenvoudig en leuk is geworden en saaie receptie taken zijn overgenomen waardoor er 100% aandacht is voor de bezoeker, bij Intergamma vaak een klant.
Levering
- Functie inventarisatie met proces beschrijving
- installatie van DigiReceptie hardware op locatie
- QR-code scanner, verwerkt in de bestaande aanmeld zuil voor bedienen van de slagboom
- DigiReceptie Slagboom switch, hiermee wordt de bestaande slagboom aangestuurd
- DigiReceptie Hoogglans aanmeld Zuil met iPad en karton pasprinter
- Twee iPad’s voor toegangs sluis, naar binnen / naar buiten
- DigiReceptie Deur Switch voor aansturen van bestaande toegangssluis
- DigiReceptie Enterprise licentie
- Installatie voorbereiding door ICT Intergamma