Bezoekersregistratie overheidsinstelling

Bezoekers, cursisten, chauffeurs, leveranciers en medewerkers kunnen zich met een QR-code contactloos aan- en afmelden. Uw medewerkers en bezoekers kunnen zo eenvoudig aan de 1,5 meter afstand maatregel en richtlijnen voldoen.

In de uitnodigingsmail die DigiReceptie verstuurt kunt u vooraf bezoek al informeren over de Corona gedragsregels binnen uw organisatie en er kan een PDF bestand worden toegevoegd, zoals de richtlijnen van het RIVM.

Zo verlaagt of voorkomt u onnodige contactmomenten en daarmee de kans op besmetting aanzienlijk. Bij een contactonderzoek is DigiReceptie tevens een zeer waardevolle bron van data.

Zonder direct persoonlijk contact kunnen Corona-, hygiëne- en bezoekersvoorwaarden per bezoekerstype worden getoond en vragen worden gesteld voor het verplichte ’Checkgesprek’. zoals bent u verkouden of in contact geweest met… volledig digitaal en veilig.

Bezoekers kunnen in DigiReceptie eenvoudig vooraangemeld worden. Groepen kunnen worden geïmporteerd uit een Excel bestand. Bezoekers krijgen een mail in uw huisstijl met instructies voor hun bezoek. Met de meegestuurde QR-code kunnen uw bezoekers zich op locatie snel en veilig contactloos aan- en afmelden.

Ook wordt een kalender- en Apple Wallet bestand meegestuurd zodat de afspraak direct in een agenda en Wallet kan worden opgeslagen. Vooraanmelden van bezoek kan via bestaande agenda software, API of via het DigiReceptie WebPortaal.

Door digitale registratie van bezoekers weet u altijd wie er in uw pand is. Door het laten lezen en accorderen van uw hygiëne- en veiligheidsregels brengt u uw bezoekers op de hoogte van de risico’s en uw voorwaarden.

Met DigiReceptie beheerd u eenvoudig al uw bezoekersstromen per bezoekerstype. Door een nauwkeurig toegangscontrole en bezoekers registratie beschermt u uw eigendommen en die van uw medewerkers. Met DigiReceptie heeft u een sluitende bezoekersregistratie volgens de Arbowet, HACCP, ISO 9001 en ISO 22000.

DigiReceptie stuurt de afspraakeigenaar direct een mail, push of sms bericht wanneer zijn bezoek zich heeft aangemeld.

Ook is het mogelijk met VideoReceptie is het mogelijk om via een 2-weg videoverbinding bezoekers en/of klanten professioneel te woord te staan. De receptiemedewerker kan op afstand de oproepen beantwoorden. Zo voorkomt u onnodig lichamelijk contact en waarborgt u de veiligheid van uw bezoekers en medewerkers.

Veiligheid en overzicht staan voorop. Via het DigiReceptie-portaal en de Smartphone App heb je online altijd up-to-date inzicht in de lijst van aanwezige bezoekers, medewerkers en BHV’ers.

Bij het BHV verzamelpunt kan de lijst worden afgevinkt (swipe). Zo kunnen de hulpdiensten direct correct worden geïnformeerd. Ook kan in een noodsituatie naar alle BHV’ers een groepsbericht worden verstuurd om zo extra adequaat te reageren als het er echt toe doet. Niet alleen prettig voor de bezoeker, maar als ondernemer voldoe je meteen aan de ARBO, ISO, AVG, GDPR privacy regels.

DigiReceptie kan gemakkelijk met uw bedrijfssoftware communiceren waardoor data volledig synchroon is en processen volledig kunnen worden geautomatiseerd.

Via de DigiReceptie API kunnen medewerkers worden gesynchroniseerd, afspraken geïmporteerd uit elk type agenda/server, data export van en naar elk CRM/database, documenten worden overgezet, deuren en slagbomen openen met de Switch, gemakkelijk inloggen met een Single sign-on server, bestaande toegangscontrole en kentekenherkenning integreren.

Zo is het ook mogelijk om de toegang tot uw terrein en panden volledig te automatiseren. We hebben meer dan 100 verschillende koppelingen gerealiseerd. DigiReceptie is totaal flexibel in maatwerk door eigen softwareontwikkeling.

Met de DigiReceptie Switch kan elk type schakeling worden gemaakt waardoor het mogelijk is om een deur, poort of slagboom automatisch te openen als de bezoeker zich aanmeldt. De Switch kan op elk punt in het proces worden ingezet, zoals buiten voor het openen van een slagboom, aanmelden buiten het gebouw waarna de voordeur wordt geopend of binnen bij een toegangssluis.

Wij helpen bij de implementatie van DigiReceptie, zetten het account op, integreren uw huisstijl, maken locaties aan en zetten de instellingen samen naar wens. Jullie hoeven alleen de medewerkers toe te voegen (kan ook via API), hun toegangsrechten in te stellen en de voorbeeldteksten in de mails die DigiReceptie verstuurd naar wens te aanpassen.

Op locatie is een UTP internet aansluiting en een stroom aansluiting nodig bij elke Tablet, Kiosk of randapparatuur zoals badge printer en ID-scanner. Tablet’s en randapparatuur sturen we veelal – klaar voor gebruik – op, internet en stroom inpluggen en klaar. Via een Webmeeting krijgen de beheerders/gebruikers een training en zetten we gelijk de laatste puntjes goed.

Installatie en training op locatie is ook mogelijk. Het DigiReceptie demo account kan gemakkelijk worden omgezet naar een licentie versie via de online shop en daarmee direct inzetbaar.

Naast onze software levert DigiReceptie ook de benodigde hardware. Voor het aanmelden van de bezoekers zijn er 2 maten iPad’s met balie of vloerstandaard of een Kiosk met 24 inch scherm en ingebouwde apparatuur.

Ook kunnen we voorzien in badgeprinters en benodigd verbruiksmateriaal, ID scanners, deur/slagboom switch en verloop- en aansluitkabels. Alle materialen worden kant en klaar geleverd. De hardware shop is bereikbaar via het DigiReceptie WebPortaal.

Hardware is optioneel en kunt u ook zelf in voorzien. DigiReceptie werkt ook met elke Windows of Linux computer met Chrome Webbrowser en scherm in portret stand.

Alles voor een glimlach is ook ons motto. Onze mensen staan voor een fijne samenwerking met vertrouwen en respect. We denken vanuit leiderschap, zijn oplossingsgericht en laten menselijke waarde, connectie en plezier centraal staan. We helpen, adviseren en nemen graag de tijd voor je.

We zijn op werkdagen bereikbaar tussen 08.00 en 18.00 uur, via support@DigiReceptie.nl of 033-2007760. Je kunt hier ook een afspraak plannen op een tijd die je het beste past. Met DigiReceptie is bezoekersregistratie sneller, slimmer, leuker en veiliger.

DigiReceptie gebruikt aparte servers in Nederland (AM3), versleutelde verbindingen en versleutelen gegevens waardoor deze bij een hack onleesbaar zijn. Ook heeft de gehele applicatie een PEN test zeer positief ondergaan. De bewaartijd van gegevens is instelbaar in het DigiReceptie WebPortaal.

Uit onderzoekt blijkt dat een Saas/cloud server (vaak) fysiek veel moeilijker bereikbaar is. De toegang tot het Cloud serverpark is zwaar beveiligd. Ook IP wordt 24/7 gemonitord, software/firewalls zijn altijd up-to-date en er worden backups gemaakt. De processen verlopen via de hoogste actuele ISO en AVG/GDPR standaarden.

Er is niks te vrezen want DigiReceptie neemt alleen saaie routine klusjes over. De Fax werd E-mail en zo wordt papieren bezoekersregistratie nu digitaal, een tablet of Kiosk. Met een vriendelijke lach de bezoeker welkom heten, zijn of haar jas aannemen, iets te drinken of lezen aanbieden en bij vertrek een paraplu of flesje water aanbieden blijft ‘gewoon’ mensen werk.