Covid19 en de toekomst van bezoekersregistratie

Welke regels hanteert u om de kans op besmetting zo klein mogelijk te houden?
Ontvangt uw bedrijf bezoekers, medewerkers, klanten, leveranciers, vertegenwoordigers, monteurs en chauffeurs? Dan is het zeer belangrijk dat u deze bezoekers registreert. In de eerste plaats om, in geval van calamiteiten, exact te weten wie er in uw pand aanwezig is. De Arbowet verplicht een goed uitgewerkt ontruimingsplan. Maar ook met name nu, in de Corona tijd, maakt het registreren van bezoekers en medewerkers het mogelijk om na te gaan wie en wanneer uw bedrijf heeft bezocht en met wie er contact is geweest. Dit levert een belangrijke bijdrage aan het contactonderzoek van de GGD. Met DigiReceptie kunt u uw bezoekers vooraf al op de hoogte brengen van de COVID maatregelen die u treft.

Checkgesprek
Triage is Frans voor sorteren, in deze bedoelt als het beoordelen van bevolking of er zorg nodig is. Door de pandemie is het van belang om bij iedereen die een ruimte wil betreden te controleren of er mogelijk sprake is van een besmetting. Doormiddel van de door de RIVM opgestelde vragen dient te worden vastgesteld of iemand een risico vormt voor zijn medemens. Het stellen van de triage-vragen en het registreren is uiterst belangrijk. Het helpt enorm bij een contactonderzoek én voor het openstellen/-houden van jullie locatie. Bij een uitbraak kan een locatie voor meerdere weken worden gesloten. DigiReceptie zorgt dat de triage-vragen en bezoekersregistratie op een eenvoudige, veilige en digitale manier wordt georganiseerd. Hierdoor hoeft u geen kostbaar personeel te missen voor het interviewen en registreren van de bezoekers en medewerkers. Bij een Corona besmetting is via het DigiReceptie Portaal of de Smartphone App snel inzichtelijk welke contactmomenten er zijn geweest.

1,5 meter afstand
De vakbonden lijken handhaving te gaan eisen, je moet dus 1,5 meter afstand gaan garanderen. Om in kaart te brengen welke risico’s er zijn, is het volgens de Arbo verplicht om een risico-inventarisatie en evaluatie op te stellen (RI&E). In dit plan van aanpak moet worden aangegeven hoe risico’s worden uitgesloten. Inspectie kan hier op controleren. Met DigiReceptie melden bezoekers en medewerkers zich veilig contactloos aan met een QR-code. In de lijst met vooraanmeldingen is per dag te zien hoe laat afspraken gepland staan en of de spreiding juist is. Zo waarborgt u eenvoudig de 1,5 meter afstand.

Bezoekersvoorwaarden
DigiReceptie zorgt ook dat het juridische deel van bezoek ontvangen goed geregeld is. Zo kunnen per bezoekerstype aparte voorwaarden worden getoond, bijvoorbeeld uitgebreide hygiëne- en veiligheidsregels. Door het lezen en accorderen verplicht te stellen, is de bezoeker altijd goed geïnformeerd en is het aanvaarden van de voorwaarden digitaal geregistreerd.

Registreren op papier / AVG
Per 2018 geldt er één centrale privacywet voor de verwerking van persoonsgegevens in de EU, de AVG/GDPR. Het doel is een uniform beleid qua gegevensbescherming, privacy van burgers waarborgen en bescherming tegen ongewenst en onrechtmatig gebruik. Bij overtreding kan de boete oplopen tot 20 miljoen euro, een zeer serieuze zaak dus. Papier op de balie en registraties in ordners bewaren, is af te raden. Lees over AVG / boetes en sancties

De toekomst van bezoekersregistratie
Welke regels hanteert u om de kans op besmetting zo klein mogelijk te houden? Ook al wordt het aantal kantoorbezoeken beperkt tot een minimum nu, de servicemonteurs, onderhoudsmedewerkers, pakketdiensten, schoonmakers, schilders en fabrieksmedewerkers betreden waarschijnlijk uw pand dagelijks. Het is onduidelijk hoe de toekomst er uit gaat zien, duidelijk is wel dat de bezoekersstroom weer op gang gaat komen.

Steeds meer organisaties worden zich er van bewust dat, professioneel uitnodigen van bezoek met duidelijk informatie vooraf, een gezondheidscheck op locatie en een nauwkeurige lijst van alle contactmomenten, een onmisbaar onderdeel is én blijft van het standaard bedrijfsproces. Goed voorbereid zijn is dus essentieel.

Met DigiReceptie heeft u een sluitende bezoekersregistratie volgens AVG/GDPR, Arbowet wetgeving en voldoet u aan HACCP, ISO 9001 en ISO 22000 normen. Daarbij is de investering in DigiReceptie vele malen goedkoper dan een boete of imago-schade.

Waarom DigiReceptie?

• professionele uitnodiging met duidelijk informatie vooraf
• contactloos aanmelden met Corona-toets
• hygiëne- en bezoekersvoorwaarden per bezoekerstype
• nauwkeurige registratie van alle contactmomenten
• zeer complete oplossing met meer dan 50 functies
• vast contactpersoon, gratis start hulp, gratis support
• ondanks de veelzijdigheid heeft DigiReceptie een zeer scherpe prijs